Control de los costes de obra y el sueño de un jefe de obra.

coste de obra

Un aspecto clave en cualquier negocio son sus costes. En una obra, que es una parte de un negocio pues tienen también la misma importancia.

Fíjate.

Cuando empecé a trabajar con 22 años pensaba que sabía un poco de costes. No que fuera un especialista, pero sí que sabía algo.

La realidad es que no sabía nada. Nada de nada.

Conforme fueron pasando los años, fui entrando en proyectos cada vez más grandes y con más responsabilidades. Seguía rodeado de números y eso me llevó a pensar otra vez que sabía algo de costes.

Y estaba en lo cierto, sabía más que cuando había empezado, pero no tanto como yo pensaba.

De esto me di cuenta cuando hice el MBA en el Instituto de Empresa. 

Una de las asignaturas que sufrí fue Contabilidad de Gestión. Esta asignatura la impartía Javier González-Úbeda y básicamente se trataba la gestión de costes.

Javier, además de trabajar como directivo en Wells Fargo, Banco Saudí Español o Parker Hannfin, es una máquina como profesor y me enseñó realmente cómo hacer una buena gestión de costes.

Siento decirte que no hay una fórmula mágica, cada negocio debe de adaptarla a su operativa. No hay dos empresas iguales ni dos obras iguales.

Cómo hacer un buen control de costes de obra en base a mi experiencia y conocimiento.

La mayor parte de los profesionales, dirán que hacer un buen control de costes de obra es hacer una revisión mensual de los costes reales y compararlos con los previstos inicialmente

Y de aquí parte el primer error. 

No digo que esté mal, sino que me parece una frecuencia muy baja.

Te explico.

Hace poco estuve hablando con un cliente y me contaba que estaban produciendo algo más de un millón de euros al mes. Tenían una media de 60 trabajadores.

Una obra no deja de ser un centro productivo. Así que el responsable de esta obra está gestionando una empresa de 60 empleados y que factura 15 millones de euros al año.

Pero además con un elemento diferenciador muy grande, las empresas por lo general están pensadas para que no tengan límite temporal. Las obras tienen plazo y se terminan.

Esto que te acabo de decir es muy importante. Luego te explicaré por qué.

Me puedes decir: David, vale, pero esta obra es una obra grande, las que son más pequeñas son más fáciles de llevar.

Y quizás estás en lo cierto, pero te diré que la rentabilidad que le puedes sacar a una obra pequeña no es la misma que a una obra grande. Un impacto de 5000 euros en una obra pequeña puede suponer pasar de ganar dinero a perderlo.

Entonces, ¿cuál es mi fórmula?

Mi opinión es que el responsable de una obra debe de acostarse todos los días sabiendo si el día ha sido bueno, malo o regular. 

Debe de llevar un control diario de la obra.

¿Por qué?

Porque eso te va a permitir adelantarte a los problemas futuros.

Si, por ejemplo, la obra de nuestro cliente tiene una reducción de productividad del 5 % y deja pasar un mes, perderá 50 000 euros. Sin embargo, si tiene controlados los costes y la producción con frecuencia diaria, podrá identificar en 3-4 días que algo no está funcionando correctamente y podrá tomar decisiones, siendo la pérdida en este caso de 5000 euros.

Solo en este caso ya ha evitado la pérdida de 45 000 euros.

Pero hay más.

Si solo controlas los costes y la producción a finales de mes, cuando identifiques la desviación, no podrás saber qué peso tiene en esa desviación hechos que hayan sucedido durante ese periodo.

Si en ese mes ha sucedido tres «incidencias», como que ha llovido un día, otro día se retrasaron las cubas de hormigón y en otro varias subcontratas nuevas no se organizaron bien… 

¿Serías capaz de decirme qué peso tiene cada una de ellas en la reducción de productividad? 

¿Cuál debo corregir primero porque es la que más impacta en coste en nuestra obra?

Probablemente no puedas darme respuesta.

Por último, quiero volver a lo que comentaba antes sobre el problema de que las obras tienen un plazo determinado. Esto es un problema muy importante y que actúa en tu contra.

Fíjate.

Si estuvieses al frente de una empresa y pudieses con la revisión mensual identificar todas las incidencias que han propiciado una pérdida de productividad, por lo menos podrías corregirla para los próximos años.

En una obra quemas etapas mucho más rápido, las subcontratas duran unos meses apenas y cuanto más tardes en darte cuenta de que algo esta funcionando mal, menos tiempo te estará quedando para corregirlo.

Todos sabemos lo que sucede cuando las desviaciones entran por nuestra puerta, la tranquilidad salta por la ventana.

La gente que trabaja con VenVe puede tener los costes actualizados, y sin necesidad de hacer un curso de 10 semanas. 

Si quieres podemos hacerte un tour guiado para que conozcas nuestra plataforma. 

Renovarse o morir: Mejoras en VenVe. La plataforma para el control de obras.

Actualización control de obras

Pues la hemos hecho nuestra.

La frase.

Te cuento.

Cuando surgió el COVID – 19 nos vimos obligados a tomar una serie de decisiones. El país se estaba parando y eso nos iba a afectar como empresa, lo teníamos claro.

Debíamos aprovechar para mejorar la plataforma web implantando cambios que permitan un mejor control de las obras.

Supimos que no podríamos captar nuevos clientes. Las empresas estaban tratando de afrontar sus propios problemas y nosotros íbamos a molestar más que ayudar, así que nos hicimos a un lado.

Nos centramos en cuestiones internas.

¿Qué hicimos?

Básicamente 2 cosas:

  • Formalizar una ampliación de capital. Esto nos dejaba en una mejor posición para afrontar el futuro tan extraño que se estaba abriendo ante nosotros. 
  • Centrarnos en el producto. Durante los meses que lleva VenVe en el mercado no hemos parado de realizar mejoras en nuestra plataforma, y ya sabéis que en ocasiones crecimiento y desorden van de la mano.

Te quiero hablar del segundo punto.

A partir de hoy, notarás que la plataforma web ha sufrido algunos cambios.

Hemos creado un menú en la parte superior. Con su implantación buscamos que sea más fácil navegar por VenVe y que todos los módulos te sean más accesibles.

Hemos eliminado algunas zonas de la plataforma que no se estaban usando, que tenían información duplicada.

Se han reubicado algunas secciones y pantallas que estaban relacionadas y que anteriormente estaban dispersadas.

Tendrás una nueva página de aterrizaje que te mostrará un resumen de lo más importante que está sucediendo en tu obra.

Aunque la forma de alimentar la plataforma ha cambiado muy poco, te hemos preparado una serie de artículos en el blog para que en caso de tengas alguna duda puedas resolverlo.

Gestión de usuarios

Módulo de documentación

Módulo de inspecciones

Módulo de producción

Módulo de costes

Generación de informes

Perfil y facturación

Además de lo anterior, podrás obtener ayuda a través del centro de soporte. Este lo encontrarás tanto en la versión web como en la app. Esto facilitará la rapidez de respuesta a tus dudas, ya que las consultas irán dirigidas directamente al departamento correspondiente.

Estate atento a futuras comunicaciones porque van a cambiar más cosas en las próximas semanas que te faciliten el control de obras.

Y recuerda:

Tu obra tiene muchas historias. Regístralas en VenVe.

Los 6 tipos de desviaciones de obra

Todavía recuerdo el día que firmé mi primera acta de recepción provisional de obra. Lo hacía como jefe de obra. 

Tenía 23 años y me sentía como un niño haciendo cosas de mayores.

Gracias a todo el equipo de la obra, especialmente a Manolo, el encargado, conseguimos ejecutar en poco más de 4 meses una obra que tenía en el contrato de adjudicación un plazo de 8 meses. Una pasada.

Cuando firmamos el acta y no había ninguna incidencia ni punto a revisar di por concluida la obra. Solo esperaba que en el plazo de garantía no saliese nada extraño que nos llevara a entrar en nuevos gastos.

Como estaba todo terminado y nos íbamos para otra obra, me puse con mis papeles y el ordenador a preparar el cierre económico. 

Cuando lo terminé se lo pasé a mi delegado.

Todos estábamos muy contentos, habíamos sacado algo más de un 10 % en nuestro margen de obra.

La mala noticia llegó un par de días después.

Recibo una llamada del departamento de comunicación de la administración promotora del proyecto.

Me dijo que me iba a enviar una serie de presupuestos a los cuales teníamos que hacer frente conforme reflejaba el contrato. 

Eran costes referentes a la inauguración de la obra.

Me quedé de piedra, no sabía que debíamos hacer frente a esos gastos.

Consultamos en el contrato y efectivamente, allí venía que el 1,5 % del precio de adjudicación se podría utilizar para gasto de difusión y comunicación de la finalización de la obra.

¿Qué suponía esto?

Que tendría que llamar a mi jefe para decirle que en lugar de X íbamos a ganar bastante menos.

Por no haber revisado bien el contrato comuniqué una previsión de producción y costes errónea y de repente salió un gasto no previsto de miles de euros.

Esta es una forma en las que se producen desviaciones de obra, pero hay más.

Empecemos por el principio.

Para que exista una desviación debe existir una referencia con la que comparar. 

Así que, desde mi experiencia, hay dos categorías de desviaciones: las que se deben a una mala referencia y las que son debidas a un desarrollo de los trabajos erróneos.

Las que se deben a una mala referencia son:

  • Hacer la primera planificación por debajo del coste real. En mi experiencia esto suele pasar cuando se incorpora un nuevo responsable de obra a la empresa y trata de agradar desde el primer día.

Para ello presenta una planificación económica de la obra muy optimista y anticipa que van a ganar mucho dinero.

Esto es hacerse trampas al solitario.

  • Usar el presupuesto de la oferta. Este lo cuento, porque la primera vez que tuve que hacer una planificación lo hice así. Tenía 22 años y sabía lo mismo de obras que Kiko Rivera.

Precio de contrato – % de beneficio = precio de ejecución = error.

Sobre el papel parece lógico. Un profesional hace una oferta por una obra para que se la adjudiquen y entiendes que habrá tenido en cuenta que la empresa tendrá que ganar un % de ella. Así que solo hay que conocer el % y ¡tachán!.

  • No conocer las mediciones reales de la obra. Este es un error muy frecuente, damos por buenas las mediciones del proyecto sin hacer ninguna comprobación.

Al hacer esto estamos expuestos a que sucedan dos cosas:

  1. Que se ejecuten menos unidades de partidas que tenemos con un buen precio de venta, minimizando la rentabilidad en conjunto de la obra. 
  2. Que se ejecuten más unidades de partidas que tenemos contratadas con un mal precio de venta, disminuyendo significativamente la rentabilidad en el conjunto de la obra.

Las que se deben a un desarrollo de los trabajos erróneos.

  • Rendimientos erróneos. Esto sucede especialmente cuando contamos con equipos de trabajo propios. Disponer de oficiales versátiles que realizan muchos tipos de trabajos es un aspecto muy positivo. Sin embargo, muchas veces este tipo de personal no alcanza tanto rendimiento como un oficial especialista, y además se hace muy difícil valorar el rendimiento de pequeños tajos con mucha variación de oficios, todos ellos realizados por un mismo oficial. Una herramienta como VenVe te ayudará especialmente en esta tarea.
  • Imprevistos. Sirva como ejemplo la historia personal con la que abrí este post. En mi caso fue un fallo mío no revisar el contrato en detalle y ver qué estipulaba. Si lo hubiese hecho, lo hubiera tenido en cuenta en el cierre económico. Al no hacerlo, de repente saltó la sorpresa. También hay otros que no se pueden controlar y con ellos no se puede hacer nada.
  • Mala gestión de la ejecución del proyecto. Entrada de subcontratistas, precios contradictorios, información actualizada de producción y costes, organización interna o cambios de rumbo en la planificación de los trabajos son algunos ejemplos de situaciones que vamos tener que gestionar en la obra y que pueden generar un fuerte impacto en el resultado financiero y económico de tu obra.

Generalmente las desviaciones no suelen venir solas sino que se produce lo que se llama efecto cascada.

Empiezas con una desviación inicial y van apareciendo unas tras otras y se produce una suma de desviaciones, hasta que todo sale a la luz.

Apoyarse en tecnología y programas suele ser una buena idea para que puedas adelantarte a estas desviaciones y las descubras antes de que se conviertan en una bola demasiado grande que arrolle todo tu trabajo.

VenVe es una de ellas.

Éxito. Reunión final.

Y tras un mes trabajando con VenVe, la empresa decide hacerlo extensivo a todas sus obras. Para ello la Gerente reúne a todo su equipo para comentarles los cambios que llegan…

— Buenas tardes a todos. Os he reunido porque ha pasado un mes desde que comenzamos con la prueba piloto para hacer más eficiente el registro y control de la obra.

La plataforma se llama VenVe y hemos estado usándola durante este tiempo en la obra de Las Rozas.

Como el responsable de esa obra es Antonio, lo mejor es que él os cuente en primera persona la experiencia.

— Hola a todos. La experiencia está siendo positiva, la información está fluyendo entre el equipo de la obra de manera más ágil que hace un par meses.

Los capataces se encargan de ir documentando lo que ocurre en sus respectivos tajos, dejando así constancia de todo el trabajo y de cualquier incidencia que ocurre.

En cuanto lo registran, nos llega en tiempo real al encargado, a mí e incluso a Gerencia, de manera que estamos continuamente informados.

El encargado se ocupa de realizar las mediciones de todas las partidas que ejecutamos cada día. Con el sistema automatizado de VenVe se convierten automáticamente en euros producidos por partida al día.

Al trabajar en conjunto con el módulo de costes, podemos saber en qué partidas estamos ganando dinero y en cuáles no, permitiéndonos anticiparnos a los problemas al tomar decisiones de manera más rápida.

Se controla la planificación del proyecto y sus desviaciones de forma automática, no necesitando tener un planificador en la obra ni tampoco dominar una herramienta compleja de planificación de proyectos.

Personalmente, he ahorrado mucho tiempo en la redacción de informes, ya que ahora los puedo hacer de forma automática en base a los registros que tenemos en la plataforma. Es hacer un filtro y generar el informe.

Estamos ante una fantástica herramienta para llevar el control de las obras, mejorar nuestra gestión y, sobre todo, el rendimiento general.

En cuanto al manejo, es bastante intuitivo. No obstante, a nosotros nos dieron una formación específica y creo que Elisa está hablando con ellos para que os la den a todos vosotros. Son apenas un par de horas.

Pero no todo es positivo. Les hemos trasladado algunas líneas de mejora y están estudiando cómo las pueden implementar. Así que si conforme la usáis veis que algo se os queda corto, no dudéis en contactarlos.

— Gracias Antonio.

Sí he hablado con ellos y lo haremos este próximo lunes, ocuparemos la mañana.

Mientras tanto, os dejamos aquí el Centro de Ayuda de Venve para cualquier duda que surja.

Módulo de planificación y seguimiento de la producción

 Ya llevan un mes trabajando y controlando la obra con VenVe y llega el temido momento de revisar las cuentas con los jefes, así que la gerente se reúne con el jefe de obra para ver cómo va la obra de Las Rozas…

Buenos días, Antonio. ¿Podemos ver los datos de producción y me enseñas cómo funciona?

Buenos días, Elisa. Claro.

En el dashboard tienes un resumen de las partidas que hemos estado ejecutando estos últimos días y lo que supone en producción.

Así, de un solo golpe de vista puedo ver lo que se está haciendo.

Eso es, pero en el módulo Producción tendrás mucho más detalle.

Si despliegas uno de los grupos puedes ver:

  • Las partidas de ese grupo.
  • El porcentaje que está ejecutado sobre la cantidad de proyecto.
  • La producción total de la partida y del grupo.
  • Acceder a más detalles de cada partida.

La reunión prosigue y van viendo nuevas funcionalidades, como el control temporal de las obras con el Gantt incorporado…

Aparte, podemos comparar la producción real con la producción planificada.

Lo podemos hacer de manera global para toda la obra o de forma particular para una partida.

Para la planificación global se usa un Gantt.

En datos introduciremos las fechas, duración de cada una de las partidas y la vinculación entre ellas. Con esto nos pintará nuestra planificación teórica.

Lo más interesante llega en la parte del Gantt real.

Este Gantt se adapta a la producción real de la obra, pero respetando las vinculaciones entre tareas que se establecieron en el Gantt teórico.

Esto te permite identificar las desviaciones y el camino crítico de la obra en base a los rendimientos reales que se están teniendo en la obra.

¿Y la parte de seguimiento por partidas?

Para eso es el botón de planificación de partidas.

Solo tienes que escoger el grupo, la partida a revisar y las fechas en las que quieres comprobar y pinchar en buscar.

¡Ah, genial! Ya veo, pone la comparativa de lo programado y lo que hemos hecho en realidad. Estupendo.

— Sí, de esta manera puedes ir viendo el progreso de la producción de cada partida en tiempo real.

Elisa, una última cosa antes de seguir avanzando.

La producción planificada se puede introducir por días o por semanas. En función la duración de la actividad escoges la que más te interese. Te calcula automáticamente la acumulada y sobre esa se compara.

Cuando acaban de ver cómo funciona la parte de revisión de la producción, Elisa se interesa por cómo cargar los datos…

— ¿La carga de datos es complicada? ¿Quién la está haciendo?

— Principalmente la parte de producción es Pedro, el encargado, quien lo está haciendo.

La parte de documentación de avances e incidencias lo están haciendo los capataces. Aunque todos subimos nuestras cosas cada vez que pisamos la obra, como se sube muy fácil y sirve cualquier móvil…

— Parece sencillo…

— Lo es. Desde producción, solo tienes que seleccionar la partida que quieres medir y seleccionar cómo lo quieres hacer. Tienes dos opciones:

De manera manual, escribiendo la cantidad de obra que se ejecutó o usando el GPS del móvil a modo de máquina de topografía. En ambos casos la producción queda geolicalizada y nos la marca sobre los planos de nuestra obra.

— Antonio. VenVe me está aportando información muy interesante para las reuniones y a ti te permite anticiparte a problemas de la obra y tener una base de información muy potente para futuras obras.

— Es cierto.

Elisa, si tienes alguna duda más en el centro de ayuda tienes información mucho más detallada.

Si quieres saber cómo les fue con el módulo de costes, esto te interesa.

Generar informes de obra

No hay cosa que más rabia le da a Antonio que los viernes por la tarde tener que ponerse a hacer los informes de seguimiento que le pide Elisa. Con VenVe hoy será la última vez que tenga que preocuparse de ellos…

Ring, Ring, Ring

— Buenos días Elisa.

— Buenos días, Antonio. Tengo comité de seguimiento y necesito los informes de avance de la obra de todo este último mes.

— ¿Te lo saco yo o quieres que te explique cómo sacarlos tú de VenVe?

— Explícame, así aprendo.

— Entra en app.venve.org

En el menú superior, verás que a la derecha indica Informes, haz clic ahí.

Una vez dentro puedes escoger tres tipos de informe:

  • Documentación
  • Producción
  • Costes

Despliega el que quieras y, una vez dentro, tienes una serie de parámetros para configurar el tipo de informes que necesitas.

En los de documentación puedes filtrar el informe por etiquetas, fechas, grupos de trabajo, trabajadores, lugar e incluso cruzar esos parámetros. De esa manera lo adecúas a lo que necesitas.

Si bajas el filtro abajo del todo verás que puedes agregar un texto al comienzo y otro al final del informe.

— Parece fácil. Pero si es un PDF, ¿cómo accedo a las las fotos, vídeos y audios? ¿Es sólo un informe de texto?

— No. Las fotos y los textos van dentro en el propio PDF. Los audios y los vídeos se verán a través de un enlace, y así los puedes ver online.

— Me gusta. ¿Cómo son los informes de producción y costes?

— Son casi iguales, la única diferencia es que en el de costes puedes escoger solo costes o ver costes comparado con producción partida a partida.

Puedes escoger si lo quieres en PDF o en CSV para llevarlo después a Excel, Presto u otro software.

También puedes elegir que sea total o detallado, entre qué fechas lo quieres o que salgan unos grupos o partidas determinadas.

— Parece bastante completo.

Muchas gracias Antonio.

Las facturas son importantes y es de lo que vivimos, para saber como funciona VenVe sigue este enlace.

Módulo de costes de una obra

En administración siempre faltan papeles que justifiquen los gastos… Y Marisa, está desesperada porque le faltan albaranes de los últimos días. Pedro es hombre muerto, o no…

— Buenos días, Pedro, soy Marisa de Administración. Te llamo porque no me llegaron los partes de la última semana.

— Buenos días, Marisa. No te los llevé porque los tienes en VenVe.

— ¡Ah, vale! Como de momento no vi la plataforma, no sé bien cómo va.

— Hacemos una cosa, paso esta tarde por la oficina y te enseño. ¿Te parece?

— Genial. Muchas gracias, Pedro.

…A última hora de la tarde, Pedro se reúne con Marisa en las oficinas de la empresa y comienza a explicarle…

— Marisa, ahora con el móvil registro los costes de la obra. Es super sencillo y me quito de tener que andar con papeles todo el día.

Solo tengo que entrar en la sección de producción y seleccionar costes en la parte de arriba de la pantalla.

Una vez que lo he hecho, veo todas las partidas que hay que ejecutar en la obra.

Selecciono la partida en la que estamos trabajando y después el botón de añadir coste.

En la siguiente pantalla solo tienes que seleccionar la cantidad que estás usando de cada uno de los recursos en esa partida.

Los recursos se dividen en los siguientes grupos:

  • Mano de obra
  • Maquinaria
  • Materiales
  • Costes fijos

Puedo añadir a estos grupos tantos recursos como necesites, así que cuando me llegue un material nuevo a obra lo añado con el móvil aquí. También puedo crear más grupos aparte de los que vienen preconfigurados.

Una vez tengo seleccionados todos los recursos que he empleando en esa partida, únicamente tengo que guardar el registro pulsando el botón de arriba a la derecha.

— ¿Y ese otro botón de ver histórico de costes?

— Ahí se puede ver el detalle de las unidades de obra en la que se ha trabajado y los recursos imputados a cada una de ellas. Podrás modificar los datos introducidos de los últimos 15 días, por si se observa algún error.

— ¿Por qué unos aparecen en rojo y otros en negro?

— Los que aparecen en negro es cuando se usa un recurso en condiciones normales. El rojo es para indicar que el coste de ese recuso es extraordinario, como pueden ser trabajos nocturnos o de fin de semana.

Pero para trabajar en oficina, quizá lo mejor es usar la versión web, piensa Marisa…

— Perfecto. Pero, ¿podría verlo en el ordenador?

— ¡Por supuesto! Además, tiene más opciones.

Solo tienes que ir a la pestaña de Costes. Una vez dentro, verás que hay varias columnas. Una indica la producción, otra el coste y otra el margen.

Pinchando en +Detalles verás los recursos que se han empleado en esa partida cada uno de los días, de igual forma que se ven en la aplicación móvil.

— ¿Y con las subcontratas que nos dan un precio por metros para colocación de bordillo? ¿Cómo hacemos?

— Puedes crearte un nuevo grupo de recursos.

Para ello, debes ir a Recursos, clicar en Añadir grupo de recursos y le asignas el nombre de la subcontrata, por ejemplo. Le indicas que el recurso es metros de colocación de bordillo y lo tienes.

Además, tienes la opción de crear unidades de medición a medida, por si nos piden medir en pulgadas, por ejemplo.

— Muchas gracias, Pedro. Con esto podemos llevar las obras al día, bueno al momento, mejor dicho.

— Si tienes alguna duda, te dejo el Centro de ayuda en la sección 6 dedicada a Costes y también, por si necesitas hacerles alguna consulta, te dejo su forma de pedirles una reunión.

Los viernes son un poco mejores para Antonio ahora. ¿Por qué? Aquí te lo explicamos.

Perfil y facturación

Antonio no tiene la factura de VenVe y tiene que pedírsela a la gerente para entregarla a Administración…

Ring, ring, ring

— Hola Antonio.

— Buenos días, Elisa. Me pidió Marisa la factura de VenVe. Aunque soy administrador, la propietaria eres tú, así que solo tú puedes acceder a la factura.

— Te la envío sin problema, pero no sé cómo hacerlo.

— No te preocupes, yo te explico.

Arriba a la derecha verás que está tu nombre. Ahí entras en tu perfil.

— Debes ir a la pestaña de facturación.

Al final de la web verás Mis Facturas. Cada una de ellas tiene un icono a la derecha, ahí se descargan.

— Sí, las veo.

También veo que desde aquí se puede modificar el plan de usuarios y modificar la forma de pago.

— Sí, ahí puedes aumentar o disminuir los usuarios que tenemos en la obra para flexibilizar los costes, cancelar la suscripción a cualquiera de los módulos y, como dices, modificar los datos de facturación para pagar con tarjeta o mediante SEPA.

— Estupendo, te acabo de enviar las facturas.

— Para futuras obras, igual es mejor que los jefes de obra abramos los espacios de trabajo, así no tengo que pedirte las facturas cada mes.

Cualquier duda la puedes resolver en el centro de ayuda.

Ya tenían todo preparado y sabían como funcionaba VenVe. ¿Quieres conocer el final? .

Módulo de inspecciones de obra

Suena el teléfono en la oficina de Elisa, la gerente,…

— Buenos días, Elisa, soy Antonio. Te llamaba para preguntarte quien va a venir de PRL a nuestra obra. Necesitamos incluirlo en VenVe y organizar las inspecciones que tiene que hacer.

— Buenos días, Antonio. Va a ser Marta.

— Gracias.

Entonces…. Antonio llama a Marta de Prevención de Riesgos…

— Buenos días, Marta, soy Antonio el jefe de obra de Las Rozas.

Me dice Elisa que tú harás las inspecciones de Prevención de Riesgos. Acabo de darte de alta en VenVe, la plataforma con la que vamos a controlar toda la obra.

¿Sabes cómo funciona?

— No, no pude estar el otro día en la formación que os dieron, pero si me lo cuentas estoy delante del ordenador…

— Perfecto. Abre el Google Chrome y entra en https://app.venve.org.

Una vez estés dentro, en el menú en la parte superior encontrarás un texto que indica Inspección. Entra en él.

— Ya estoy dentro.

— Verás dos pestañas, Inspecciones y Mis checklist.

Desde Mis checklist podrás crear y guardar todos los checklist (formularios de inspección) que vas a necesitar en la obra. Los podrás usar tantas veces como necesites.

Para crear un nuevo checklist solo debes de hacer clic en Añadir checklist.

En la ventana emergente, deberás indicar el nombre del checklist que quieres crear y añadir cada uno de los puntos que tienes que inspeccionar.

Para ir añadiendo puntos solo tienes que hacer click en Añadir check item.

En Inspecciones te irán apareciendo los que vayas cumplimentando. Para ver ver los detalles de cada inspección solo tienes que clicar en la tarjeta.

La imagen tiene un atributo ALT vacío; su nombre de archivo es 01-Inspecciones-WEB-1024x520.jpg

— ¿Y si después tengo que cambiar algo en un item?

— Despliegas el checklist que quieres cambiar y cada item tiene un botón de editar a la derecha. Clicas y listo.

— ¿Cómo lo uso cuando tenga que hacer una inspección?

— Como casi seguro lo vas hacer desde un teléfono, te explico para ese caso. Aunque también lo vas a poder hacer desde el ordenador.

Lo primero que debes de hacer es ir a Crear Post.

De los tres botones de abajo, el de la derecha es el de inspecciones, púlsalo.

En la parte superior tendrás un desplegable, en el aparecerán todos los checklists que has creado, solo debes seleccionar el que necesites.

Para cada elemento tienes la opción de seleccionar Conforme o No conforme. Recuerda que, para guardar la inspección, tienen que estar todos los elementos cumplimentados.

A la derecha de cada elemento verás un icono. A través de él accederás a la cámara para tomar una foto o gravar un vídeo. Este documento irá vinculado a ese elemento y a esa inspección. Esto ayudará en la justificación de la respuesta.

Por último, tienes un campo para introducir una cantidad numérica. Esto sirve si, por ejemplo, haces una medición de ruido y quieres apuntar los decibelios.

— Es muy sencillo.

— Sí, una vez lo cumplimentes, si vas a la pestaña de inspecciones en la plataforma web verás las que se hicieron, incluso verás dónde se hicieron en el mapa.

Si tienes alguna duda más en el centro de ayuda tienes información mucho más detallada.

Para saber cómo le fue a Antonio con el control de la producción este es el camino.

Módulo de documentación

En la obra, Pedro, el encargado, llega hasta donde está Jorge, uno de los capataces…

— Buenos días Jorge, ¿cómo va el tajo por aquí?

— Bien, tengo a la cuadrilla ahora mismo terminando la zanja principal. Acabarán en media hora más o menos.

— Perfecto. ¿Viste la aplicación que viene instalada en los móviles nuevos que nos entregaron?

— Sí, pero todavía no la utilicé. No sé bien cómo va.

— Te enseño ahora en unos minutos cómo funciona para que comiences a reportar.

— Vale

— Es fácil y tienes varias formas de documentar.

Fíjate.

Una vez has pinchando en Crear post, verás que tienes varias opciones. Arriba tienes la opción de escribir un texto y abajo podrás entrar en la cámara para subir fotos y vídeos, un audio (sí, como los que se hacen WhatsApp) o hacer una inspección (de esto ya te hablaré más adelante)

— ¿Sabes si se pueden retocar las fotos?

— Sí, puedes dibujar y escribir sobre ellas para destacar algo que aparece en ella. Una vez hecha, solo tienes que abrirla y editarla. Recuerda que tiene que ser antes de publicar el post. Si lo publicas, luego no vas a poder editarla.

— Genial, así no se nos escapa nada.

— Eso es.

Unas horas más tarde, Antonio recibe la llamada de Pedro, el encargado…

«Ring ring ring…  Ring ring ring…  Ring ring ring… «

— Antonio, soy Pedro. ¿Me podrías ayudar a ubicar en VenVe un post que ha subido Jorge con una barandilla que se le levantó la pintura?

— Sí, claro.

Entras en https://app.venve.org e inicias sesión con tu dirección de correo.

Lo primero que te encontrarás es el Dashboard pero debes de ir en el menú superior a Documentación.

A la izquierda tienes un desplegable con los grupos de trabajo que tenemos.

Las fotos que buscas están en el grupo de Reposiciones y obras complementarias.

Debajo tienes los lugares en los que se está documentando la obra. La foto que me pides está en el de la Oficina Principal, así que solo tienes que pinchar ahí y ya la verás.

— Ya la veo.

— Sí. Si entras en la publicación verás el texto que se ha añadido y también podrás ampliar la foto para ver el detalle.

— Gracias.

— Pedro, voy a incluir estas fotografías en el grupo de reclamaciones al cliente.

Te voy a explicar cómo puedes pasar un post que está en un grupo a otro.

Selecciona la opción de compartir en los tres puntitos que aparecen en el post.

Seleccionas el grupo del cliente y listo, ya está. Le saldrá una notificación en su móvil con la incidencia.

De todas maneras, si tienes alguna duda más, este centro de ayuda, tiene todos los procedimientos en texto y vídeo. 

Las andanzas de Antonio siguen aquí.

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