Módulo de documentación

En la obra, Pedro, el encargado, llega hasta donde está Jorge, uno de los capataces…

— Buenos días Jorge, ¿cómo va el tajo por aquí?

— Bien, tengo a la cuadrilla ahora mismo terminando la zanja principal. Acabarán en media hora más o menos.

— Perfecto. ¿Viste la aplicación que viene instalada en los móviles nuevos que nos entregaron?

— Sí, pero todavía no la utilicé. No sé bien cómo va.

— Te enseño ahora en unos minutos cómo funciona para que comiences a reportar.

— Vale

— Es fácil y tienes varias formas de documentar.

Fíjate.

Una vez has pinchando en Crear post, verás que tienes varias opciones. Arriba tienes la opción de escribir un texto y abajo podrás entrar en la cámara para subir fotos y vídeos, un audio (sí, como los que se hacen WhatsApp) o hacer una inspección (de esto ya te hablaré más adelante)

— ¿Sabes si se pueden retocar las fotos?

— Sí, puedes dibujar y escribir sobre ellas para destacar algo que aparece en ella. Una vez hecha, solo tienes que abrirla y editarla. Recuerda que tiene que ser antes de publicar el post. Si lo publicas, luego no vas a poder editarla.

— Genial, así no se nos escapa nada.

— Eso es.

Unas horas más tarde, Antonio recibe la llamada de Pedro, el encargado…

«Ring ring ring…  Ring ring ring…  Ring ring ring… «

— Antonio, soy Pedro. ¿Me podrías ayudar a ubicar en VenVe un post que ha subido Jorge con una barandilla que se le levantó la pintura?

— Sí, claro.

Entras en https://app.venve.org e inicias sesión con tu dirección de correo.

Lo primero que te encontrarás es el Dashboard pero debes de ir en el menú superior a Documentación.

A la izquierda tienes un desplegable con los grupos de trabajo que tenemos.

Las fotos que buscas están en el grupo de Reposiciones y obras complementarias.

Debajo tienes los lugares en los que se está documentando la obra. La foto que me pides está en el de la Oficina Principal, así que solo tienes que pinchar ahí y ya la verás.

— Ya la veo.

— Sí. Si entras en la publicación verás el texto que se ha añadido y también podrás ampliar la foto para ver el detalle.

— Gracias.

— Pedro, voy a incluir estas fotografías en el grupo de reclamaciones al cliente.

Te voy a explicar cómo puedes pasar un post que está en un grupo a otro.

Selecciona la opción de compartir en los tres puntitos que aparecen en el post.

Seleccionas el grupo del cliente y listo, ya está. Le saldrá una notificación en su móvil con la incidencia.

De todas maneras, si tienes alguna duda más, este centro de ayuda, tiene todos los procedimientos en texto y vídeo. 

Las andanzas de Antonio siguen aquí.

Gestión de grupos y usuarios

Lunes por la mañana. Suena el teléfono en la caseta de obra, donde Pedro, el encargado, está revisando los planos…

— Hola. ¿Quién es?»

— Hola, soy Antonio el Jefe de Obra. ¿Has revisado VenVe?

— Sí, estuve mirándola, pero aún no sé del todo bien cómo funciona.

— Tranquilo, te explico.

Además de la aplicación para el móvil, hay una aplicación web para el ordenador. Desde la web es donde se configurar los usuarios.

Te he dado de alta como administrador para que puedas decidir qué trabajadores reportan información y qué información quieres que vean.

Por cierto, he contratado acceso para 15 trabajadores, si crees que necesitamos más, avísame.

— Vale, pero ¿cómo les doy de alta?

— Una vez te logueas , en el menú de la parte superior, verás tu nombre, a la derecha del todo. Ahí es por donde entras a la configuración de los distintos espacios de trabajo, que es como llaman a las obras.

Una vez dentro, verás diferentes espacios de trabajo. En este caso tendrás uno que he creado que se llama Colector CGS. Haciendo clic en el icono de edición podrás empezar a crear los grupos de trabajo que consideres y que usuarios tienen acceso a cada uno de ellos.

Para crear un nuevo grupo basta con que hagas clic en añadir grupo y le pongas su nombre. Por ejemplo: «3ª planta, estructura».

¡Ah! Para agregar usuarios a un grupo es bastante sencillo. Verás que en la pantalla dos opciones. Buscar a ese usuario en otro grupo que sabes que ya lo tienes, o escribes su correo electrónico y haces clic en el signo +. Puedes añadir tantos correos como consideres.

Como ves, es muy intuitivo. De todas formas, si tienes dudas específicas te dejo aquí el centro de ayuda que nos proporciona VenVe para consultar todo de forma más pormenorizada. Esto de lo que te hablé lo tienes en la sección 2 en el punto 1 y el 3.

Bueno, y si ves que no te aclaras y necesitas algo más de ayuda, pídeles aquí un tour gratuito y te ayudan a que en nada estés trabajando con ello. 

Si quieres continuar con la historia de Antonio te recomiendo que sigas por aquí.

Nuestra ampliación de capital en plena crisis del COVID-19.

Buscar inversión para formalizar una ampliación de capital es una tarea dura, muy dura. Consume mucho tiempo y recursos y más cuando estás empezando con tu proyecto.

Después de pasar por la fase de la idea, de la construcción de la primera versión y de la validación en mercado, llegaba el momento de buscar dinero para poder llevar más lejos el proyecto.

En nuestro caso estábamos buscando el dinero para afrontar el crecimiento en los próximos años.

Fíjate.

Las empresas de ingeniería y construcción están acostumbradas a pagar costosas licencias por programas que instalan en sus dispositivos y, si quieren disfrutar de las siguientes evoluciones, deben volver a pagar.

Nosotros lo planteamos al contrario. 

Nuestro modelo de negocio es de suscripción mensual, algo que gusta bastante en nuestro mercado.

¿Por qué?

Porque probablemente a ti te pasa lo que a mí, que solo te gusta pagar por algo cuando lo necesitas y lo usas. Si dejas de usarlo, dejas de pagar.

Parece lo normal.

El tiempo medio para cerrar una ronda de financiación es de varios meses. Hace tiempo leí que la media estaba entorno a 6 meses. 

Piensa que tenemos que hacer contacto con los potenciales inversores, cerrar reuniones, hacer oferta de inversión, due diligence, formalizar la ampliación y algunas otras cosas.

Pues a nosotros nos pilló la crisis del COVID-19 en medio de este proceso sin tener la ronda cerrada. Estábamos a medio camino.

Tuvimos que movernos a la misma velocidad que crecía la incertidumbre y aumentaba el número de casos de COVID-19. 

Me puse en contacto con los potenciales inversores que habíamos tocado previamente y que habían mostrado interés en participar para decirles que no íbamos a esperar más. Que debíamos cerrar la ronda para afrontar con ciertas garantías el período que se estaba abriendo esos días.

Piensa lo rápido que sucedía todo. El fin de semana del 7-8 de marzo todos estábamos haciendo una vida normal y el 15 de marzo se estaba decretando el estado de alarma.

Inicié contactos el 9 de marzo con los potenciales inversores y el 12 de marzo aprobamos en junta de socios la ampliación de capital por valor de casi 80 000 euros.

Todos nuestros potenciales inversores acudieron, ninguno se bajó de la operación. Fue una sensación brutal.

Además, no habían puesto ninguna condición y respetaban la única condición que les pusimos, no tener que despedir a nadie.

En un escenario como el que se acercaba, con tantas incertidumbres, todos tomaron la decisión de apostar por el proyecto.

Finalmente, todo se pudo firmar en el notario hace unos días y por tanto la operación ya está totalmente terminada.

Aprovecho este artículo para darles la bienvenida a los nuevos socios y agradecerles la confianza que depositan en todo el equipo que está detrás de VenVe.

Gracias.

El comienzo del futuro.

En los próximos artículos podrás seguir una serie de conversaciones que forman parte del camino hacia la digitalización de una empresa de construcción. 

Un viaje que les permitirá controlar las obras en tiempo real, a distancia y en el medio de una pandemia.

Todo comenzó un martes por la mañana.

La gerente de zona había reunido a parte de los integrantes de una obra que iba a comenzar en breve.

Con todos presentes, la gerente abrió la reunión.

Buenos días.

Os he reunido para hablaros de la nueva plataforma que hemos contratado en la empresa para facilitar la gestión y control de las obras. 

Necesitamos mejorar el conocimiento que tenemos de las obras. No podemos seguir terminando obras y quedándonos con tan poca documentación de cómo se hicieron los trabajos. 

Con un mayor conocimiento podremos adelantarnos a problemas futuros y mejorar los procesos de unas obras a otras. 

Esta plataforma nos incumbe a todos y nos facilitará nuestro trabajo también a todos.

La primera obra donde vamos a usar VenVe es la obra de Las Rozas y por eso estáis aquí.

Hemos tomado esta decisión en base a la especial motivación que presentáis y porque me habéis comentado en varias ocasiones que estabais seguros de que las nuevas tecnologías os deberían ayudar más en vuestro trabajo.

Antonio, tú, como jefe de obra, tendrás la responsabilidad de hacer una correcta implantación. 

Los capataces y personal de obra únicamente tendréis que dejar constancia de los trabajos que van haciendo vuestros equipos. Para ello, haréis lo que hacéis habitualmente, fotos y pequeños mensajes de texto o de audio. La diferencia es que en lugar de enviarlos por WhatsApp lo registraréis en VenVe.

El personal de Seguridad y Calidad también se beneficiará. En lugar de realizar las inspecciones con listados en papel, tendréis esos listados en la aplicación y solo tenéis que hacer un par de clics. Además, podréis justificar con fotografías y vídeos de las no conformidades quedando vinculadas.

Antonio, tendrás en tiempo real las producciones y los costes de la obra.

Tendréis indicadores que os muestren la marcha del proyecto en términos económicos y de plazos. Esto os ayudará mucho a la hora de tomar decisiones y anticiparos a desviaciones o retrasos.

Pedro, como encargado te evitarás andar con albaranes y partes de horas. En el móvil tendrás todos tus recursos y solo tendrás que indicar en qué partidas se ha trabajado y qué personal, maquinaria y materiales se han usado. 

Con VenVe, todos podréis dejar constancia de vuestro buen hacer en el trabajo y que las cosas se han hecho cómo y cuándo decís.

De todas maneras, si tenéis dudas, VenVe tiene un centro de ayuda disponible. En el podéis ver cada paso detalladamente.

Si quieres saber cómo siguió la historia, puedes ir al siguiente artículo.

Un comparativo de obra en 9 pasos.

El comparativo de obra siempre está en la vida de un profesional de la construcción.

Aunque en mi caso fue un poco extremo durante un tiempo. Tenía comparativos para desayunar, comer y cenar. Fue una locura.

¿Por qué era así?

Fui el responsable de subcontratación y compras en la construcción de una planta de generación eléctrica de más de 250 millones de euros.

En apenas 1 año cerré la subcontratación de más de 60 millones de euros.

Fue una experiencia que nunca olvidaré.

Me tocó negociar contratos de especialidades que no me resultaban muy familiares, como montaje mecánico, eléctrico, instrumentación o aislamiento.

Como no dominaba con profundidad todas las especialidades, para la valoración de las ofertas me apoyaba en dos cosas: 

  • Los compañeros de equipo que eran especialistas en estas áreas.
  • Establecer una buena metodología de comparativo de obra y gestión de ofertas.

Estos eran mi dos secretos.

En este periodo profesional aprendí que:

  1. Buena parte de los problemas que tenemos con las subcontratas que trabajan en una obra comienzan antes de que estas pongan un pie en ella.
  2. La gente no tiene una idea clara de qué es y para qué sirve un comparativo de obra. Da igual si el comparativo es para un trabajo de 7000 euros que para un contrato de 5 000 000 de euros.

Conclusión.

Los errores que hay en el comparativo y su proceso se «sienten» luego en la obra.

¿Qué es y para qué sirve un comparativo de obra?

Un porcentaje muy alto te dirá que para contratar al más barato.

Error.

Si esto fuera así, marcas como Apple o Ferrari no sobrevivirían porque nunca van a ser los más baratos.

El comparativo de obra es un documento que resume los aspectos más importantes que todos nuestros potenciales proveedores nos han trasladado a través de sus ofertas, y debe ayudarnos a identificar el que más nos interesa.

El que más nos interesa, no el más barato.

En base a mi experiencia, para hacer un buen comparativo de obra se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Debemos comparar lo que realmente vamos a ejecutar. He visto cómo se tomaban por buenas las unidades de obra que venían en el proyecto y firmaban el contrato con una subcontrata sin validar si la cantidad de obra era la correcta o si se estaban contratando trabajos que no se iban a ejecutar.
  • Revisión de mediciones. Si no tienes la obra bien medida, no sabes dónde está tu obra. Cada día prácticamente será una sorpresa y, si además tu subcontrata sí lo ha hecho, te sacará siempre ventaja.
  • Entregarle documentación a la subcontrata. Tienes planos generales, planos de detalle, memoria, pliegos, etc. que te definen qué es lo que tienes que ejecutar. No te limites a pasarle unas unidades de obra y ya está. Facilítales toda la documentación posible, eso les ayudará a la elaboración de buen presupuesto. Además, esto reforzará tu posición y liderazgo en la obra, no lo dudes.
  • Que te reflejen la oferta en un modelo estándar de tu propiedad. Con esto conseguirás que te den las respuestas de todo lo que necesitas saber para tomar una buena decisión. Ahorraras mucho tiempo en llamarles y solicitarles información adicional que no viene en su oferta y también te facilitará la tarea de incorporar la información a tu comparativo.
  • No pedir ofertas a diestro y siniestro. Las subcontratas está ahí para ofertarte, pero no por ello debes pedir oferta a 200 subcontratas. Sé consciente de que tu tiempo es limitado y podrás analizar un máximo de ofertas. Solicitar más de las que vas a poder gestionar es una falta de respeto hacia las personas que han dedicado su tiempo en prepararte una propuesta y que por falta de tiempo no vas a poder analizar. Debes establecer un límite máximo de ofertas que te permita gestionarlas con calidad.
  • Elaboración del primer listado de ofertas. Establece una fecha tope de entrega de ofertas. El plazo debe de ser razonable para que puedan presentarte un documento detallado. Piensa que la oferta es el primer paso que va a marcar tu relación con la subcontrata en la obra.

Establecer una fecha tope te permitirá reflejar en el comparativo todas las ofertas un mismo día. Esto ayuda mucho, ya que vas a tener toda la información clara y actualizada. Si haces hoy una, pasado tres y la semana que viene dos, lo más probable es que cuando te pongas a realizar el primer análisis tengas que volver a revisar las primeras ofertas.

  • Seguimiento de ofertas. Después de tener el primer comparativo completo, quédate con las 34 ofertas que mejor encajen y haz una ronda de contactos. Aclara todas las dudas que te puedan surgir y si lo consideras pídeles su último precio.

He visto compañeros que se dedican más a estrangular al subcontratista que a buscar un buen acuerdo. Piensa que es una empresa y que también necesita ganar dinero y ser rentable, si les agobias te la van a devolver en cuanto puedan.

  • Visita a obra. Con las subcontratas que decidas pasar a la última fase organiza una visita a obra, siempre por separado. Esto les hará hacerse una idea de la situación de la obra y poder responderles las dudas que puedan tener.
  • Formalización del contrato y comienzo de los trabajos. Con todo ello debéis de seleccionar una empresa y empezar a trabajar. Una buena comunicación hará que todo vaya mejor.

BONUS:

Aunque haya dejado esto para el final, para mí es lo más importante a la hora de gestionar comparativos de obra y lo que marca la diferencia entre una buena gestión de comparativo y otra mala.

Saber valorar aspectos que no son monetarios.

Esta es la clave.

Garantías, formas de pago, servicios adicionales, mantenimientos, experiencia previa en los trabajos, contactos, capacidad técnica y tecnológica…

Siguiendo estos pasos y valorando correctamente los aspectos que no son monetarios serás capaz de realizar comparativos de altísima calidad que te harán la obra más fácil.

Inicio del camino. Esto es VenVe

El año 2000 hubo muchos cambios y con ellos muchos miedos.

En mi opinión, el principal fue el llamado efecto 2000. 

Que el incipiente sistema informático se bloquease y pensase que estábamos en 1900 y no en el año 2000 generaba pavor. Al final se quedó en un susto.

Pero en mi mundo pasó algo más importante y que me marcó mucho más. Algo que ha sido determinante para que tú estés leyendo este artículo. 

Inicié mis estudios en Ingeniería Técnica de Obras Públicas.

Desde aquel momento hasta hoy han pasado muchas cosas. Algunas alegres y otras no tanto, pero de todas he aprendido.

En los inicios de mi vida profesional me tocó llevar la gestión de obras de ingeniería civil del tipo urbanizaciones, colectores de aguas o depuradoras. 

Un poco más adelante, entré en la construcción industrial. Fue un gran paso ya que tuve la oportunidad de entrar en contacto en proyectos de ingeniería más complejos como la construcción de un ciclo combinado, un parque eólico o un par de centrales termosolares.

Durante mi viaje he vivido en países como Canadá o Venezuela. He trabajado con empresas de Estados Unidos, México, Colombia, Israel, Francia, Trinidad y Tobago o Marruecos.

Todos tenían algo en común. 

La tecnología y la innovación no está entrando en la gestión de proyectos.

Y de eso va VenVe.

Ayudar a través de tecnología e innovación a responsables de obras y proyectos a realizar una gestión de sus proyectos de manera más eficiente.

A través del blog os contaré todo lo que sucede en nuestra empresa y el proceso de puesta en marcha de un proyecto como VenVe en un sector como el de la construcción.

Por cierto, no tenéis la obligación de usar VenVe para seguir este viaje, pero si quieres hacerlo puedes empezar ahora, es gratis.