Ayuda

Y tras un mes trabajando con VenVe, la empresa decide hacerlo extensivo a todas sus obras. Para ello la Gerente reúne a todo su equipo para comentarles los cambios que llegan…

— Buenas tardes a todos. Os he reunido porque ha pasado un mes desde que comenzamos con la prueba piloto para hacer más eficiente el registro y control de la obra.

La plataforma se llama VenVe y hemos estado usándola durante este tiempo en la obra de Las Rozas.

Como el responsable de esa obra es Antonio, lo mejor es que él os cuente en primera persona la experiencia.

— Hola a todos. La experiencia está siendo positiva, la información está fluyendo entre el equipo de la obra de manera más ágil que hace un par meses.

Los capataces se encargan de ir documentando lo que ocurre en sus respectivos tajos, dejando así constancia de todo el trabajo y de cualquier incidencia que ocurre.

En cuanto lo registran, nos llega en tiempo real al encargado, a mí e incluso a Gerencia, de manera que estamos continuamente informados.

El encargado se ocupa de realizar las mediciones de todas las partidas que ejecutamos cada día. Con el sistema automatizado de VenVe se convierten automáticamente en euros producidos por partida al día.

Al trabajar en conjunto con el módulo de costes, podemos saber en qué partidas estamos ganando dinero y en cuáles no, permitiéndonos anticiparnos a los problemas al tomar decisiones de manera más rápida.

Se controla la planificación del proyecto y sus desviaciones de forma automática, no necesitando tener un planificador en la obra ni tampoco dominar una herramienta compleja de planificación de proyectos.

Personalmente, he ahorrado mucho tiempo en la redacción de informes, ya que ahora los puedo hacer de forma automática en base a los registros que tenemos en la plataforma. Es hacer un filtro y generar el informe.

Estamos ante una fantástica herramienta para llevar el control de las obras, mejorar nuestra gestión y, sobre todo, el rendimiento general.

En cuanto al manejo, es bastante intuitivo. No obstante, a nosotros nos dieron una formación específica y creo que Elisa está hablando con ellos para que os la den a todos vosotros. Son apenas un par de horas.

Pero no todo es positivo. Les hemos trasladado algunas líneas de mejora y están estudiando cómo las pueden implementar. Así que si conforme la usáis veis que algo se os queda corto, no dudéis en contactarlos.

— Gracias Antonio.

Sí he hablado con ellos y lo haremos este próximo lunes, ocuparemos la mañana.

Mientras tanto, os dejamos aquí el Centro de Ayuda de Venve para cualquier duda que surja.

 Ya llevan un mes trabajando y controlando la obra con VenVe y llega el temido momento de revisar las cuentas con los jefes, así que la gerente se reúne con el jefe de obra para ver cómo va la obra de Las Rozas…

— Buenos días, Antonio. ¿Podemos ver los datos de producción y me enseñas cómo funciona?

— Buenos días, Elisa. Claro.

En el dashboard tienes un resumen de las partidas que hemos estado ejecutando estos últimos días y lo que supone en producción.

— Así, de un solo golpe de vista puedo ver lo que se está haciendo.

— Eso es, pero en el módulo Producción tendrás mucho más detalle.

Si despliegas uno de los grupos puedes ver:

• Las partidas de ese grupo.
• El porcentaje que está ejecutado sobre la cantidad de proyecto.
• La producción total de la partida y del grupo.
• Acceder a más detalles de cada partida.

La reunión prosigue y van viendo nuevas funcionalidades, como el control temporal de las obras con el Gantt incorporado…

Aparte, podemos comparar la producción real con la producción planificada.

Lo podemos hacer de manera global para toda la obra o de forma particular para una partida.

Para la planificación global se usa un Gantt.

En datos introduciremos las fechas, duración de cada una de las partidas y la vinculación entre ellas. Con esto nos pintará nuestra planificación teórica.

Lo más interesante llega en la parte del Gantt real.

Este Gantt se adapta a la producción real de la obra, pero respetando las vinculaciones entre tareas que se establecieron en el Gantt teórico.

Esto te permite identificar las desviaciones y el camino crítico de la obra en base a los rendimientos reales que se están teniendo en la obra.

— ¿Y la parte de seguimiento por partidas?

— Para eso es el botón de planificación de partidas.

Solo tienes que escoger el grupo, la partida a revisar y las fechas en las que quieres comprobar y pinchar en buscar.

— ¡Ah, genial! Ya veo, pone la comparativa de lo programado y lo que hemos hecho en realidad. Estupendo.

— Sí, de esta manera puedes ir viendo el progreso de la producción de cada partida en tiempo real.

Elisa, una última cosa antes de seguir avanzando.

La producción planificada se puede introducir por días o por semanas. En función la duración de la actividad escoges la que más te interese. Te calcula automáticamente la acumulada y sobre esa se compara.

Cuando acaban de ver cómo funciona la parte de revisión de la producción, Elisa se interesa por cómo cargar los datos…

— ¿La carga de datos es complicada? ¿Quién la está haciendo?

— Principalmente la parte de producción es Pedro, el encargado, quien lo está haciendo.

La parte de documentación de avances e incidencias lo están haciendo los capataces. Aunque todos subimos nuestras cosas cada vez que pisamos la obra, como se sube muy fácil y sirve cualquier móvil…

— Parece sencillo…

— Lo es. Desde producción, solo tienes que seleccionar la partida que quieres medir y seleccionar cómo lo quieres hacer. Tienes dos opciones:

De manera manual, escribiendo la cantidad de obra que se ejecutó o usando el GPS del móvil a modo de máquina de topografía. En ambos casos la producción queda geolicalizada y nos la marca sobre los planos de nuestra obra.

— Antonio. VenVe me está aportando información muy interesante para las reuniones y a ti te permite anticiparte a problemas de la obra y tener una base de información muy potente para futuras obras.

— Es cierto.

Elisa, si tienes alguna duda más en el centro de ayuda tienes información mucho más detallada.

Si quieres saber cómo les fue con el módulo de costes, esto te interesa.

No hay cosa que más rabia le da a Antonio que los viernes por la tarde tener que ponerse a hacer los informes de seguimiento que le pide Elisa. Con VenVe hoy será la última vez que tenga que preocuparse de ellos…

Ring, Ring, Ring

— Buenos días Elisa.

— Buenos días, Antonio. Tengo comité de seguimiento y necesito los informes de avance de la obra de todo este último mes.

— ¿Te lo saco yo o quieres que te explique cómo sacarlos tú de VenVe?

— Explícame, así aprendo.

— Entra en app.venve.org

En el menú superior, verás que a la derecha indica Informes, haz clic ahí.

Una vez dentro puedes escoger tres tipos de informe:

• Documentación
• Producción
• Costes

Despliega el que quieras y, una vez dentro, tienes una serie de parámetros para configurar el tipo de informes que necesitas.

En los de documentación puedes filtrar el informe por etiquetas, fechas, grupos de trabajo, trabajadores, lugar e incluso cruzar esos parámetros. De esa manera lo adecúas a lo que necesitas.

Si bajas el filtro abajo del todo verás que puedes agregar un texto al comienzo y otro al final del informe.

— Parece fácil. Pero si es un PDF, ¿cómo accedo a las las fotos, vídeos y audios? ¿Es sólo un informe de texto?

— No. Las fotos y los textos van dentro en el propio PDF. Los audios y los vídeos se verán a través de un enlace, y así los puedes ver online.

— Me gusta. ¿Cómo son los informes de producción y costes?

— Son casi iguales, la única diferencia es que en el de costes puedes escoger solo costes o ver costes comparado con producción partida a partida.

Puedes escoger si lo quieres en PDF o en CSV para llevarlo después a Excel, Presto u otro software.

También puedes elegir que sea total o detallado, entre qué fechas lo quieres o que salgan unos grupos o partidas determinadas.

— Parece bastante completo.

Muchas gracias Antonio.

Las facturas son importantes y es de lo que vivimos, para saber como funciona VenVe sigue este enlace.

En administración siempre faltan papeles que justifiquen los gastos… Y Marisa, está desesperada porque le faltan albaranes de los últimos días. Pedro es hombre muerto, o no…

— Buenos días, Pedro, soy Marisa de Administración. Te llamo porque no me llegaron los partes de la última semana.

— Buenos días, Marisa. No te los llevé porque los tienes en VenVe.

— ¡Ah, vale! Como de momento no vi la plataforma, no sé bien cómo va.

— Hacemos una cosa, paso esta tarde por la oficina y te enseño. ¿Te parece?

— Genial. Muchas gracias, Pedro.

…A última hora de la tarde, Pedro se reúne con Marisa en las oficinas de la empresa y comienza a explicarle…

— Marisa, ahora con el móvil registro los costes de la obra. Es super sencillo y me quito de tener que andar con papeles todo el día.

Solo tengo que entrar en la sección de producción y seleccionar costes en la parte de arriba de la pantalla.

Una vez que lo he hecho, veo todas las partidas que hay que ejecutar en la obra.

Selecciono la partida en la que estamos trabajando y después el botón de añadir coste.

En la siguiente pantalla solo tienes que seleccionar la cantidad que estás usando de cada uno de los recursos en esa partida.

Los recursos se dividen en los siguientes grupos:

• Mano de obra
• Maquinaria
• Materiales
• Costes fijos

Puedo añadir a estos grupos tantos recursos como necesites, así que cuando me llegue un material nuevo a obra lo añado con el móvil aquí. También puedo crear más grupos aparte de los que vienen preconfigurados.

Una vez tengo seleccionados todos los recursos que he empleando en esa partida, únicamente tengo que guardar el registro pulsando el botón de arriba a la derecha.

— ¿Y ese otro botón de ver histórico de costes?

— Ahí se puede ver el detalle de las unidades de obra en la que se ha trabajado y los recursos imputados a cada una de ellas. Podrás modificar los datos introducidos de los últimos 15 días, por si se observa algún error.

— ¿Por qué unos aparecen en rojo y otros en negro?

— Los que aparecen en negro es cuando se usa un recurso en condiciones normales. El rojo es para indicar que el coste de ese recuso es extraordinario, como pueden ser trabajos nocturnos o de fin de semana.

Pero para trabajar en oficina, quizá lo mejor es usar la versión web, piensa Marisa…

— Perfecto. Pero, ¿podría verlo en el ordenador?

— ¡Por supuesto! Además, tiene más opciones.

Solo tienes que ir a la pestaña de Costes. Una vez dentro, verás que hay varias columnas. Una indica la producción, otra el coste y otra el margen.

Pinchando en +Detalles verás los recursos que se han empleado en esa partida cada uno de los días, de igual forma que se ven en la aplicación móvil.

— ¿Y con las subcontratas que nos dan un precio por metros para colocación de bordillo? ¿Cómo hacemos?

— Puedes crearte un nuevo grupo de recursos.

Para ello, debes ir a Recursos, clicar en Añadir grupo de recursos y le asignas el nombre de la subcontrata, por ejemplo. Le indicas que el recurso es metros de colocación de bordillo y lo tienes.

Además, tienes la opción de crear unidades de medición a medida, por si nos piden medir en pulgadas, por ejemplo.

— Muchas gracias, Pedro. Con esto podemos llevar las obras al día, bueno al momento, mejor dicho.

— Si tienes alguna duda, te dejo el Centro de ayuda en la sección 6 dedicada a Costes y también, por si necesitas hacerles alguna consulta, te dejo su forma de pedirles una reunión.

Los viernes son un poco mejores para Antonio ahora. ¿Por qué? Aquí te lo explicamos.

Antonio no tiene la factura de VenVe y tiene que pedírsela a la gerente para entregarla a Administración…

Ring, ring, ring

— Hola Antonio.

— Buenos días, Elisa. Me pidió Marisa la factura de VenVe. Aunque soy administrador, la propietaria eres tú, así que solo tú puedes acceder a la factura.

— Te la envío sin problema, pero no sé cómo hacerlo.

— No te preocupes, yo te explico.

Arriba a la derecha verás que está tu nombre. Ahí entras en tu perfil.

— Debes ir a la pestaña de facturación.

Al final de la web verás Mis Facturas. Cada una de ellas tiene un icono a la derecha, ahí se descargan.

— Sí, las veo.

También veo que desde aquí se puede modificar el plan de usuarios y modificar la forma de pago.

— Sí, ahí puedes aumentar o disminuir los usuarios que tenemos en la obra para flexibilizar los costes, cancelar la suscripción a cualquiera de los módulos y, como dices, modificar los datos de facturación para pagar con tarjeta o mediante SEPA.

— Estupendo, te acabo de enviar las facturas.

— Para futuras obras, igual es mejor que los jefes de obra abramos los espacios de trabajo, así no tengo que pedirte las facturas cada mes.

Cualquier duda la puedes resolver en el centro de ayuda.

Ya tenían todo preparado y sabían como funcionaba VenVe. ¿Quieres conocer el final? Sí.

Suena el teléfono en la oficina de Elisa, la gerente,…

— Buenos días, Elisa, soy Antonio. Te llamaba para preguntarte quien va a venir de PRL a nuestra obra. Necesitamos incluirlo en VenVe y organizar las inspecciones que tiene que hacer.

— Buenos días, Antonio. Va a ser Marta.

— Gracias.

Entonces…. Antonio llama a Marta de Prevención de Riesgos…

— Buenos días, Marta, soy Antonio el jefe de obra de Las Rozas.

Me dice Elisa que tú harás las inspecciones de Prevención de Riesgos. Acabo de darte de alta en VenVe, la plataforma con la que vamos a controlar toda la obra.

¿Sabes cómo funciona?

— No, no pude estar el otro día en la formación que os dieron, pero si me lo cuentas estoy delante del ordenador…

— Perfecto. Abre el Google Chrome y entra en https://app.venve.org.

Una vez estés dentro, en el menú en la parte superior encontrarás un texto que indica Inspección. Entra en él.

— Ya estoy dentro.

— Verás dos pestañas, Inspecciones y Mis checklist.

Desde Mis checklist podrás crear y guardar todos los checklist (formularios de inspección) que vas a necesitar en la obra. Los podrás usar tantas veces como necesites.

Para crear un nuevo checklist solo debes de hacer clic en Añadir checklist.

En la ventana emergente, deberás indicar el nombre del checklist que quieres crear y añadir cada uno de los puntos que tienes que inspeccionar.

Para ir añadiendo puntos solo tienes que hacer click en Añadir check item.

En Inspecciones te irán apareciendo los que vayas cumplimentando. Para ver ver los detalles de cada inspección solo tienes que clicar en la tarjeta.

— ¿Y si después tengo que cambiar algo en un item?

— Despliegas el checklist que quieres cambiar y cada item tiene un botón de editar a la derecha. Clicas y listo.

— ¿Cómo lo uso cuando tenga que hacer una inspección?

— Como casi seguro lo vas hacer desde un teléfono, te explico para ese caso. Aunque también lo vas a poder hacer desde el ordenador.

Lo primero que debes de hacer es ir a Crear Post.

De los tres botones de abajo, el de la derecha es el de inspecciones, púlsalo.

En la parte superior tendrás un desplegable, en el aparecerán todos los checklists que has creado, solo debes seleccionar el que necesites.

Para cada elemento tienes la opción de seleccionar Conforme o No conforme. Recuerda que, para guardar la inspección, tienen que estar todos los elementos cumplimentados.

A la derecha de cada elemento verás un icono. A través de él accederás a la cámara para tomar una foto o gravar un vídeo. Este documento irá vinculado a ese elemento y a esa inspección. Esto ayudará en la justificación de la respuesta.

Por último, tienes un campo para introducir una cantidad numérica. Esto sirve si, por ejemplo, haces una medición de ruido y quieres apuntar los decibelios.

— Es muy sencillo.

— Sí, una vez lo cumplimentes, si vas a la pestaña de inspecciones en la plataforma web verás las que se hicieron, incluso verás dónde se hicieron en el mapa.

Si tienes alguna duda más en el centro de ayuda tienes información mucho más detallada.

Para saber cómo le fue a Antonio con el control de la producción este es el camino.

En la obra, Pedro, el encargado, llega hasta donde está Jorge, uno de los capataces…

— Buenos días Jorge, ¿cómo va el tajo por aquí?

— Bien, tengo a la cuadrilla ahora mismo terminando la zanja principal. Acabarán en media hora más o menos.

— Perfecto. ¿Viste la aplicación que viene instalada en los móviles nuevos que nos entregaron?

— Sí, pero todavía no la utilicé. No sé bien cómo va.

— Te enseño ahora en unos minutos cómo funciona para que comiences a reportar.

— Vale

— Es fácil y tienes varias formas de documentar.

Fíjate.

Una vez has pinchando en Crear post, verás que tienes varias opciones. Arriba tienes la opción de escribir un texto y abajo podrás entrar en la cámara para subir fotos y vídeos, un audio (sí, como los que se hacen WhatsApp) o hacer una inspección (de esto ya te hablaré más adelante)

— ¿Sabes si se pueden retocar las fotos?

— Sí, puedes dibujar y escribir sobre ellas para destacar algo que aparece en ella. Una vez hecha, solo tienes que abrirla y editarla. Recuerda que tiene que ser antes de publicar el post. Si lo publicas, luego no vas a poder editarla.

— Genial, así no se nos escapa nada.

— Eso es.

Unas horas más tarde, Antonio recibe la llamada de Pedro, el encargado…

«Ring ring ring…  Ring ring ring…  Ring ring ring… «

— Antonio, soy Pedro. ¿Me podrías ayudar a ubicar en VenVe un post que ha subido Jorge con una barandilla que se le levantó la pintura?

— Sí, claro.

Entras en https://app.venve.org e inicias sesión con tu dirección de correo.

Lo primero que te encontrarás es el Dashboard pero debes de ir en el menú superior a Documentación.

A la izquierda tienes un desplegable con los grupos de trabajo que tenemos.

Las fotos que buscas están en el grupo de Reposiciones y obras complementarias.

Debajo tienes los lugares en los que se está documentando la obra. La foto que me pides está en el de la Oficina Principal, así que solo tienes que pinchar ahí y ya la verás.

— Ya la veo.

— Sí. Si entras en la publicación verás el texto que se ha añadido y también podrás ampliar la foto para ver el detalle.

— Gracias.

— Pedro, voy a incluir estas fotografías en el grupo de reclamaciones al cliente.

Te voy a explicar cómo puedes pasar un post que está en un grupo a otro.

Selecciona la opción de compartir en los tres puntitos que aparecen en el post.

Seleccionas el grupo del cliente y listo, ya está. Le saldrá una notificación en su móvil con la incidencia.

De todas maneras, si tienes alguna duda más, este centro de ayuda, tiene todos los procedimientos en texto y vídeo. 

Las andanzas de Antonio siguen aquí.

Lunes por la mañana. Suena el teléfono en la caseta de obra, donde Pedro, el encargado, está revisando los planos…

— Hola. ¿Quién es?»

— Hola, soy Antonio el Jefe de Obra. ¿Has revisado VenVe?

— Sí, estuve mirándola, pero aún no sé del todo bien cómo funciona.

— Tranquilo, te explico.

Además de la aplicación para el móvil, hay una aplicación web para el ordenador. Desde la web es donde se configurar los usuarios.

Te he dado de alta como administrador para que puedas decidir qué trabajadores reportan información y qué información quieres que vean.

Por cierto, he contratado acceso para 15 trabajadores, si crees que necesitamos más, avísame.

— Vale, pero ¿cómo les doy de alta?

— Una vez te logueas , en el menú de la parte superior, verás tu nombre, a la derecha del todo. Ahí es por donde entras a la configuración de los distintos espacios de trabajo, que es como llaman a las obras.

Una vez dentro, verás diferentes espacios de trabajo. En este caso tendrás uno que he creado que se llama Colector CGS. Haciendo clic en el icono de edición podrás empezar a crear los grupos de trabajo que consideres y que usuarios tienen acceso a cada uno de ellos.

Para crear un nuevo grupo basta con que hagas clic en añadir grupo y le pongas su nombre. Por ejemplo: «3ª planta, estructura».

¡Ah! Para agregar usuarios a un grupo es bastante sencillo. Verás que en la pantalla dos opciones. Buscar a ese usuario en otro grupo que sabes que ya lo tienes, o escribes su correo electrónico y haces clic en el signo +. Puedes añadir tantos correos como consideres.

Como ves, es muy intuitivo. De todas formas, si tienes dudas específicas te dejo aquí el centro de ayuda que nos proporciona VenVe para consultar todo de forma más pormenorizada. Esto de lo que te hablé lo tienes en la sección 2 en el punto 1 y el 3.

Bueno, y si ves que no te aclaras y necesitas algo más de ayuda, pídeles aquí un tour gratuito y te ayudan a que en nada estés trabajando con ello. 

Si quieres continuar con la historia de Antonio te recomiendo que sigas por aquí.