Control de los costes de obra y el sueño de un jefe de obra.

coste de obra

Un aspecto clave en cualquier negocio son sus costes. En una obra, que es una parte de un negocio pues tienen también la misma importancia.

Fíjate.

Cuando empecé a trabajar con 22 años pensaba que sabía un poco de costes. No que fuera un especialista, pero sí que sabía algo.

La realidad es que no sabía nada. Nada de nada.

Conforme fueron pasando los años, fui entrando en proyectos cada vez más grandes y con más responsabilidades. Seguía rodeado de números y eso me llevó a pensar otra vez que sabía algo de costes.

Y estaba en lo cierto, sabía más que cuando había empezado, pero no tanto como yo pensaba.

De esto me di cuenta cuando hice el MBA en el Instituto de Empresa. 

Una de las asignaturas que sufrí fue Contabilidad de Gestión. Esta asignatura la impartía Javier González-Úbeda y básicamente se trataba la gestión de costes.

Javier, además de trabajar como directivo en Wells Fargo, Banco Saudí Español o Parker Hannfin, es una máquina como profesor y me enseñó realmente cómo hacer una buena gestión de costes.

Siento decirte que no hay una fórmula mágica, cada negocio debe de adaptarla a su operativa. No hay dos empresas iguales ni dos obras iguales.

Cómo hacer un buen control de costes de obra en base a mi experiencia y conocimiento.

La mayor parte de los profesionales, dirán que hacer un buen control de costes de obra es hacer una revisión mensual de los costes reales y compararlos con los previstos inicialmente

Y de aquí parte el primer error. 

No digo que esté mal, sino que me parece una frecuencia muy baja.

Te explico.

Hace poco estuve hablando con un cliente y me contaba que estaban produciendo algo más de un millón de euros al mes. Tenían una media de 60 trabajadores.

Una obra no deja de ser un centro productivo. Así que el responsable de esta obra está gestionando una empresa de 60 empleados y que factura 15 millones de euros al año.

Pero además con un elemento diferenciador muy grande, las empresas por lo general están pensadas para que no tengan límite temporal. Las obras tienen plazo y se terminan.

Esto que te acabo de decir es muy importante. Luego te explicaré por qué.

Me puedes decir: David, vale, pero esta obra es una obra grande, las que son más pequeñas son más fáciles de llevar.

Y quizás estás en lo cierto, pero te diré que la rentabilidad que le puedes sacar a una obra pequeña no es la misma que a una obra grande. Un impacto de 5000 euros en una obra pequeña puede suponer pasar de ganar dinero a perderlo.

Entonces, ¿cuál es mi fórmula?

Mi opinión es que el responsable de una obra debe de acostarse todos los días sabiendo si el día ha sido bueno, malo o regular. 

Debe de llevar un control diario de la obra.

¿Por qué?

Porque eso te va a permitir adelantarte a los problemas futuros.

Si, por ejemplo, la obra de nuestro cliente tiene una reducción de productividad del 5 % y deja pasar un mes, perderá 50 000 euros. Sin embargo, si tiene controlados los costes y la producción con frecuencia diaria, podrá identificar en 3-4 días que algo no está funcionando correctamente y podrá tomar decisiones, siendo la pérdida en este caso de 5000 euros.

Solo en este caso ya ha evitado la pérdida de 45 000 euros.

Pero hay más.

Si solo controlas los costes y la producción a finales de mes, cuando identifiques la desviación, no podrás saber qué peso tiene en esa desviación hechos que hayan sucedido durante ese periodo.

Si en ese mes ha sucedido tres «incidencias», como que ha llovido un día, otro día se retrasaron las cubas de hormigón y en otro varias subcontratas nuevas no se organizaron bien… 

¿Serías capaz de decirme qué peso tiene cada una de ellas en la reducción de productividad? 

¿Cuál debo corregir primero porque es la que más impacta en coste en nuestra obra?

Probablemente no puedas darme respuesta.

Por último, quiero volver a lo que comentaba antes sobre el problema de que las obras tienen un plazo determinado. Esto es un problema muy importante y que actúa en tu contra.

Fíjate.

Si estuvieses al frente de una empresa y pudieses con la revisión mensual identificar todas las incidencias que han propiciado una pérdida de productividad, por lo menos podrías corregirla para los próximos años.

En una obra quemas etapas mucho más rápido, las subcontratas duran unos meses apenas y cuanto más tardes en darte cuenta de que algo esta funcionando mal, menos tiempo te estará quedando para corregirlo.

Todos sabemos lo que sucede cuando las desviaciones entran por nuestra puerta, la tranquilidad salta por la ventana.

La gente que trabaja con VenVe puede tener los costes actualizados, y sin necesidad de hacer un curso de 10 semanas. 

Si quieres podemos hacerte un tour guiado para que conozcas nuestra plataforma. 

Los 6 tipos de desviaciones de obra

Todavía recuerdo el día que firmé mi primera acta de recepción provisional de obra. Lo hacía como jefe de obra. 

Tenía 23 años y me sentía como un niño haciendo cosas de mayores.

Gracias a todo el equipo de la obra, especialmente a Manolo, el encargado, conseguimos ejecutar en poco más de 4 meses una obra que tenía en el contrato de adjudicación un plazo de 8 meses. Una pasada.

Cuando firmamos el acta y no había ninguna incidencia ni punto a revisar di por concluida la obra. Solo esperaba que en el plazo de garantía no saliese nada extraño que nos llevara a entrar en nuevos gastos.

Como estaba todo terminado y nos íbamos para otra obra, me puse con mis papeles y el ordenador a preparar el cierre económico. 

Cuando lo terminé se lo pasé a mi delegado.

Todos estábamos muy contentos, habíamos sacado algo más de un 10 % en nuestro margen de obra.

La mala noticia llegó un par de días después.

Recibo una llamada del departamento de comunicación de la administración promotora del proyecto.

Me dijo que me iba a enviar una serie de presupuestos a los cuales teníamos que hacer frente conforme reflejaba el contrato. 

Eran costes referentes a la inauguración de la obra.

Me quedé de piedra, no sabía que debíamos hacer frente a esos gastos.

Consultamos en el contrato y efectivamente, allí venía que el 1,5 % del precio de adjudicación se podría utilizar para gasto de difusión y comunicación de la finalización de la obra.

¿Qué suponía esto?

Que tendría que llamar a mi jefe para decirle que en lugar de X íbamos a ganar bastante menos.

Por no haber revisado bien el contrato comuniqué una previsión de producción y costes errónea y de repente salió un gasto no previsto de miles de euros.

Esta es una forma en las que se producen desviaciones de obra, pero hay más.

Empecemos por el principio.

Para que exista una desviación debe existir una referencia con la que comparar. 

Así que, desde mi experiencia, hay dos categorías de desviaciones: las que se deben a una mala referencia y las que son debidas a un desarrollo de los trabajos erróneos.

Las que se deben a una mala referencia son:

  • Hacer la primera planificación por debajo del coste real. En mi experiencia esto suele pasar cuando se incorpora un nuevo responsable de obra a la empresa y trata de agradar desde el primer día.

Para ello presenta una planificación económica de la obra muy optimista y anticipa que van a ganar mucho dinero.

Esto es hacerse trampas al solitario.

  • Usar el presupuesto de la oferta. Este lo cuento, porque la primera vez que tuve que hacer una planificación lo hice así. Tenía 22 años y sabía lo mismo de obras que Kiko Rivera.

Precio de contrato – % de beneficio = precio de ejecución = error.

Sobre el papel parece lógico. Un profesional hace una oferta por una obra para que se la adjudiquen y entiendes que habrá tenido en cuenta que la empresa tendrá que ganar un % de ella. Así que solo hay que conocer el % y ¡tachán!.

  • No conocer las mediciones reales de la obra. Este es un error muy frecuente, damos por buenas las mediciones del proyecto sin hacer ninguna comprobación.

Al hacer esto estamos expuestos a que sucedan dos cosas:

  1. Que se ejecuten menos unidades de partidas que tenemos con un buen precio de venta, minimizando la rentabilidad en conjunto de la obra. 
  2. Que se ejecuten más unidades de partidas que tenemos contratadas con un mal precio de venta, disminuyendo significativamente la rentabilidad en el conjunto de la obra.

Las que se deben a un desarrollo de los trabajos erróneos.

  • Rendimientos erróneos. Esto sucede especialmente cuando contamos con equipos de trabajo propios. Disponer de oficiales versátiles que realizan muchos tipos de trabajos es un aspecto muy positivo. Sin embargo, muchas veces este tipo de personal no alcanza tanto rendimiento como un oficial especialista, y además se hace muy difícil valorar el rendimiento de pequeños tajos con mucha variación de oficios, todos ellos realizados por un mismo oficial. Una herramienta como VenVe te ayudará especialmente en esta tarea.
  • Imprevistos. Sirva como ejemplo la historia personal con la que abrí este post. En mi caso fue un fallo mío no revisar el contrato en detalle y ver qué estipulaba. Si lo hubiese hecho, lo hubiera tenido en cuenta en el cierre económico. Al no hacerlo, de repente saltó la sorpresa. También hay otros que no se pueden controlar y con ellos no se puede hacer nada.
  • Mala gestión de la ejecución del proyecto. Entrada de subcontratistas, precios contradictorios, información actualizada de producción y costes, organización interna o cambios de rumbo en la planificación de los trabajos son algunos ejemplos de situaciones que vamos tener que gestionar en la obra y que pueden generar un fuerte impacto en el resultado financiero y económico de tu obra.

Generalmente las desviaciones no suelen venir solas sino que se produce lo que se llama efecto cascada.

Empiezas con una desviación inicial y van apareciendo unas tras otras y se produce una suma de desviaciones, hasta que todo sale a la luz.

Apoyarse en tecnología y programas suele ser una buena idea para que puedas adelantarte a estas desviaciones y las descubras antes de que se conviertan en una bola demasiado grande que arrolle todo tu trabajo.

VenVe es una de ellas.

Un comparativo de obra en 9 pasos.

El comparativo de obra siempre está en la vida de un profesional de la construcción.

Aunque en mi caso fue un poco extremo durante un tiempo. Tenía comparativos para desayunar, comer y cenar. Fue una locura.

¿Por qué era así?

Fui el responsable de subcontratación y compras en la construcción de una planta de generación eléctrica de más de 250 millones de euros.

En apenas 1 año cerré la subcontratación de más de 60 millones de euros.

Fue una experiencia que nunca olvidaré.

Me tocó negociar contratos de especialidades que no me resultaban muy familiares, como montaje mecánico, eléctrico, instrumentación o aislamiento.

Como no dominaba con profundidad todas las especialidades, para la valoración de las ofertas me apoyaba en dos cosas: 

  • Los compañeros de equipo que eran especialistas en estas áreas.
  • Establecer una buena metodología de comparativo de obra y gestión de ofertas.

Estos eran mi dos secretos.

En este periodo profesional aprendí que:

  1. Buena parte de los problemas que tenemos con las subcontratas que trabajan en una obra comienzan antes de que estas pongan un pie en ella.
  2. La gente no tiene una idea clara de qué es y para qué sirve un comparativo de obra. Da igual si el comparativo es para un trabajo de 7000 euros que para un contrato de 5 000 000 de euros.

Conclusión.

Los errores que hay en el comparativo y su proceso se «sienten» luego en la obra.

¿Qué es y para qué sirve un comparativo de obra?

Un porcentaje muy alto te dirá que para contratar al más barato.

Error.

Si esto fuera así, marcas como Apple o Ferrari no sobrevivirían porque nunca van a ser los más baratos.

El comparativo de obra es un documento que resume los aspectos más importantes que todos nuestros potenciales proveedores nos han trasladado a través de sus ofertas, y debe ayudarnos a identificar el que más nos interesa.

El que más nos interesa, no el más barato.

En base a mi experiencia, para hacer un buen comparativo de obra se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Debemos comparar lo que realmente vamos a ejecutar. He visto cómo se tomaban por buenas las unidades de obra que venían en el proyecto y firmaban el contrato con una subcontrata sin validar si la cantidad de obra era la correcta o si se estaban contratando trabajos que no se iban a ejecutar.
  • Revisión de mediciones. Si no tienes la obra bien medida, no sabes dónde está tu obra. Cada día prácticamente será una sorpresa y, si además tu subcontrata sí lo ha hecho, te sacará siempre ventaja.
  • Entregarle documentación a la subcontrata. Tienes planos generales, planos de detalle, memoria, pliegos, etc. que te definen qué es lo que tienes que ejecutar. No te limites a pasarle unas unidades de obra y ya está. Facilítales toda la documentación posible, eso les ayudará a la elaboración de buen presupuesto. Además, esto reforzará tu posición y liderazgo en la obra, no lo dudes.
  • Que te reflejen la oferta en un modelo estándar de tu propiedad. Con esto conseguirás que te den las respuestas de todo lo que necesitas saber para tomar una buena decisión. Ahorraras mucho tiempo en llamarles y solicitarles información adicional que no viene en su oferta y también te facilitará la tarea de incorporar la información a tu comparativo.
  • No pedir ofertas a diestro y siniestro. Las subcontratas está ahí para ofertarte, pero no por ello debes pedir oferta a 200 subcontratas. Sé consciente de que tu tiempo es limitado y podrás analizar un máximo de ofertas. Solicitar más de las que vas a poder gestionar es una falta de respeto hacia las personas que han dedicado su tiempo en prepararte una propuesta y que por falta de tiempo no vas a poder analizar. Debes establecer un límite máximo de ofertas que te permita gestionarlas con calidad.
  • Elaboración del primer listado de ofertas. Establece una fecha tope de entrega de ofertas. El plazo debe de ser razonable para que puedan presentarte un documento detallado. Piensa que la oferta es el primer paso que va a marcar tu relación con la subcontrata en la obra.

Establecer una fecha tope te permitirá reflejar en el comparativo todas las ofertas un mismo día. Esto ayuda mucho, ya que vas a tener toda la información clara y actualizada. Si haces hoy una, pasado tres y la semana que viene dos, lo más probable es que cuando te pongas a realizar el primer análisis tengas que volver a revisar las primeras ofertas.

  • Seguimiento de ofertas. Después de tener el primer comparativo completo, quédate con las 34 ofertas que mejor encajen y haz una ronda de contactos. Aclara todas las dudas que te puedan surgir y si lo consideras pídeles su último precio.

He visto compañeros que se dedican más a estrangular al subcontratista que a buscar un buen acuerdo. Piensa que es una empresa y que también necesita ganar dinero y ser rentable, si les agobias te la van a devolver en cuanto puedan.

  • Visita a obra. Con las subcontratas que decidas pasar a la última fase organiza una visita a obra, siempre por separado. Esto les hará hacerse una idea de la situación de la obra y poder responderles las dudas que puedan tener.
  • Formalización del contrato y comienzo de los trabajos. Con todo ello debéis de seleccionar una empresa y empezar a trabajar. Una buena comunicación hará que todo vaya mejor.

BONUS:

Aunque haya dejado esto para el final, para mí es lo más importante a la hora de gestionar comparativos de obra y lo que marca la diferencia entre una buena gestión de comparativo y otra mala.

Saber valorar aspectos que no son monetarios.

Esta es la clave.

Garantías, formas de pago, servicios adicionales, mantenimientos, experiencia previa en los trabajos, contactos, capacidad técnica y tecnológica…

Siguiendo estos pasos y valorando correctamente los aspectos que no son monetarios serás capaz de realizar comparativos de altísima calidad que te harán la obra más fácil.

Inicio del camino. Esto es VenVe

El año 2000 hubo muchos cambios y con ellos muchos miedos.

En mi opinión, el principal fue el llamado efecto 2000. 

Que el incipiente sistema informático se bloquease y pensase que estábamos en 1900 y no en el año 2000 generaba pavor. Al final se quedó en un susto.

Pero en mi mundo pasó algo más importante y que me marcó mucho más. Algo que ha sido determinante para que tú estés leyendo este artículo. 

Inicié mis estudios en Ingeniería Técnica de Obras Públicas.

Desde aquel momento hasta hoy han pasado muchas cosas. Algunas alegres y otras no tanto, pero de todas he aprendido.

En los inicios de mi vida profesional me tocó llevar la gestión de obras de ingeniería civil del tipo urbanizaciones, colectores de aguas o depuradoras. 

Un poco más adelante, entré en la construcción industrial. Fue un gran paso ya que tuve la oportunidad de entrar en contacto en proyectos de ingeniería más complejos como la construcción de un ciclo combinado, un parque eólico o un par de centrales termosolares.

Durante mi viaje he vivido en países como Canadá o Venezuela. He trabajado con empresas de Estados Unidos, México, Colombia, Israel, Francia, Trinidad y Tobago o Marruecos.

Todos tenían algo en común. 

La tecnología y la innovación no está entrando en la gestión de proyectos.

Y de eso va VenVe.

Ayudar a través de tecnología e innovación a responsables de obras y proyectos a realizar una gestión de sus proyectos de manera más eficiente.

A través del blog os contaré todo lo que sucede en nuestra empresa y el proceso de puesta en marcha de un proyecto como VenVe en un sector como el de la construcción.

Por cierto, no tenéis la obligación de usar VenVe para seguir este viaje, pero si quieres hacerlo puedes empezar ahora, es gratis.

Descubre cómo el COVID-19 golpeará a tu sector.

Déjanos tus datos y recibe nuestro informe del impacto de la crisis en el sector de la construcción. Quizá te ayude a tener más información para tomar mejores decisiones.